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Abwesenheitsnotiz im Job formulieren: So klappt es!

Anastasia Johlen am 14.02.2022
ca. 1280 Worte
ungefähre Lesezeit 4 Minuten 39 Sekunden
Abwesenheitsnotiz im Job formulieren: So klappt es!
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Inhalt:
  1. Was ist eine Abwesenheitsnotiz?
  2. Wie formulieren Sie eine gute Abwesenheitsnotiz?
  3. Wann eine Abwesenheitsnotiz einrichten?
  4. Abwesenheitsnotiz für Dienstreise und Urlaub
    1. Beispiel klassische Formulierung der Abwesenheitsnotiz für Urlaub und Dienstreise
    2. Beispiel persönliche Abwesenheitsnotiz für Urlaub und Dienstreise
  5. Vorteil einer persönlichen Formulierung in der automatischen E-Mail-Antwort?
  6. Abwesenheitsnotiz wegen Erkrankung
    1. Beispiel Abwesenheitsnotiz im Krankheitsfall
  7. Abwesenheit beim Ausscheiden aus dem Unternehmen
    1. Beispiel Abwesenheitsnotiz nach Kündigung
  8. Abwesenheitsnotiz für internen Gebrauch
    1. Beispiel für Abwesenheitsnotiz unter Kollegen
  9. Abwesenheitsnotiz einrichten: Wer ist dafür zuständig?

Im digitalen Zeitalter wird im Arbeitsleben überwiegend über E-Mail kommuniziert. Damit Kunden, Partner und Kollegen Bescheid wissen, wenn Sie für gewisse Zeit nicht erreichbar sind, ist eine Abwesenheitsnotiz sehr hilfreich. Diese aktiveren Sie im Falle Ihrer Abwesenheit und so bekommt der Empfänger automatisch eine geplante Antwort. Doch wie formulieren Sie so eine Nachricht? Was müssen Sie bei Abwesenheitsnotizen beachten?

Was ist eine Abwesenheitsnotiz?

Unter einer Abwesenheitsnotiz versteht sich eine kurze, automatische Antwort auf E-Mails, die alle Kontakte nach Eingang einer E-Mail über Ihre Abwesenheit informieren.

Bevor Sie als in den wohlverdienten Urlaub gehen oder eine längere Dienstreise antreten, sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Programm einrichten. Dadurch erfahren alle E-Mail Kontakte, in welchem Zeitraum Sie nicht am Arbeitsplatz und wann Sie wieder erreichbar sind.

Die Funktion der Abwesenheitsnotiz kann natürlich auch für andere Zwecke genutzt werden, etwa um bestimmte E-Mail Bearbeitungszeiten oder Öffnungszeiten mittzuteilen.

Wie formulieren Sie eine gute Abwesenheitsnotiz?

Grundsätzlich sollte die Notiz so wenige Informationen wie möglich, aber so viele wie nötig enthalten. Die Nachricht sollte sachlich formuliert sein und folgende Punkte enthalten:

  • Von wann bis wann sind Sie außer Haus?
  • Wann sind Sie wieder erreichbar?
  • Wer ist Ihre Vertretung und wie kann diese erreicht werden?
  • Was passiert mit den eingegangenen E-Mails?

Welche Formulierungen am besten sind, hängt auch von dem Kontext ab, wieso Sie nicht anwesend sind und welchen Grund es für Ihre Abwesenheit gibt. Weiterhin können Sie zwischen einer internen und einer externen Notiz unterscheiden und so für Kollegen eine andere Nachricht formulieren als für Kunden und Geschäftspartner.

Wann eine Abwesenheitsnotiz einrichten?

Dienstreise, Krankheit oder Urlaub – es gibt verschiedene Gründe für eine Abwesenheitsnachricht per E-Mail. Sie können die Funktion der Abwesenheitsnotiz immer dann nutzen, wenn Sie etwas mitteilen müssen und sich selbst nicht vor Ort befinden. Das kann auch der Fall sein, wenn Sie nur zu bestimmten Zeiten E-Mails bearbeiten oder verkürzte Sprechstunden bzw. Arbeitszeiten haben. Dadurch erfahren potenzielle Kunden oder ähnliches, wann Sie am besten erreichbar sind.

Damit E-Mails von Kunden und Geschäftspartnern während Ihrer Abwesenheit nicht ins Leere laufen und unbeantwortet bleiben, sollten Sie immer über länger geplante Abwesenheiten informieren. Es empfiehlt sich ebenfalls, einen Vertreter zu benennen oder darauf hinzuweisen, dass E-Mails erst wieder mit Ihrer Anwesenheit bearbeitet werden.

Abwesenheitsnotiz für Dienstreise und Urlaub

Grundsätzlich beinhaltet eine Abwesenheitsnotiz die gleiche Grundform, wie eine klassische E-Mail. Sie beginnen mit einem Betreff, einer Anrede, einem freundlichen Einstieg, geben wichtige Informationen an und fügen die Abschiedsformel sowie Ihre Signatur hinzu.

Beispiel klassische Formulierung der Abwesenheitsnotiz für Urlaub und Dienstreise

Betreff: Abwesenheit/ Urlaubszeit

Guten Tag,

Ich bin bis zum XX.XX  nicht im Büro. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau/Herrn VORNAME NACHNAME und nehmen Sie per E-Mail unter Vorname.Nachname@musterfirma.de Kontakt auf.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname des Absenders

Diese Formulierung ist wirklich sehr kurz gehalten, nur die nötigsten Informationen sind enthalten und es bleibt auf einer sehr sachlichen Ebene. Doch es geht auch anders, mit einer persönlichen Note.

Beispiel persönliche Abwesenheitsnotiz für Urlaub und Dienstreise

Betreff: Urlaubszeit

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin von XX.XX bis XX.XX im Urlaub. In dieser Zeit habe ich nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails/ In dieser Zeit werden meine E-Mails nicht weitergeleitet. Ich werde mich bei Ihnen melden, sobald ich wieder da bin.

Ihr Anliegen ist dringend? In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine/n Kollgen/in Frau/Herrn NAME. Sie erreichen sie/ihn unter der Nummer ZIFFERN oder per Mail unter Vorname.Name@mustermannfirma.de. Frau/Herrn NAME hilft Ihnen gerne weiter und kümmert sich um Ihr Anliegen.

Andernfalls werde ich mich erst am XX.XX persönlich um Ihr Anliegen kümmern können.

Vielen Dank für Ihr Verständnis

Mit besten Grüßen
VORNAME NAME des Absenders

Vorteil einer persönlichen Formulierung in der automatischen E-Mail-Antwort?

Mit dieser klassischen, aber dennoch persönlichen Formulierung weisen Sie den Empfänger der Abwesenheitsnotiz freundlich auf Ihre Abwesenheit hin. Es ist erkennbar, dass Sie sich im Urlaub befinden, da wird jeder Arbeitnehmer Verständnis für haben. Jeder hat sich seinen Erholungsurlaub verdient.

Weiterhin zeigen Sie Wertschätzung und Dankbarkeit, indem Sie sich für die E-Mail bedanken und angeben, wie lange Sie nicht im Büro sind. Ein wichtiger Punkt ist auch, dass sie darauf hinweisen, was mit den E-Mails während Ihrer Abwesenheit passiert und ob es einen Ansprechpartner gibt, an den sich Kunden, Geschäftspartner etc. wenden können. Mit dieser Formulierung zeigen Sie, dass Sie sich trotz Urlaub, um eine angemessene Vertretung gekümmert haben und Ihnen die beruflichen Angelegenheiten nicht egal sind.

Abwesenheitsnotiz wegen Erkrankung

Die Formulierung der Abwesenheitsnotiz im Krankheitsfall muss nicht zwingend enthalten, dass Sie erkrankt sind. Sie können einfach angeben, dass Sie außer Haus sind, ohne einen Grund für Ihre Abwesenheit zu benennen. Möchten Sie aber verdeutlichen, dass Sie sich nicht im Urlaub befinden, können Sie folgende Formulierung wählen.

Beispiel Abwesenheitsnotiz im Krankheitsfall

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider bin ich aus persönlichen Gründen/ aufgrund von Krankheit voraussichtlich erst am XX.XX wieder im Büro. Nach meiner Rückkehr melde ich mehr gerne bei Ihnen.
Während meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an Frau/Herrn NACHNAME. Sie erreichen Frau/Herrn NACHNAME unter der Telefonnummer ZIFFERN.

Vielen Dank und bleiben Sie gesund!

Vorname Nachname des Absenders

Sie können auch in der Abwesenheit angeben, dass es für Sie eine Vertretung gibt. Oftmals verfassen Sie die Abwesenheitsnotiz im Falle einer Krankheit ja nicht selbst, das übernimmt dann Ihr Vorgesetzter oder ein IT-Fachmann.

Abwesenheit beim Ausscheiden aus dem Unternehmen

Ein besonderer Fall ist die „Abwesenheitsnotiz“ beim Ausscheiden aus dem Unternehmen, wenn Sie den Arbeitgeber gewechselt haben. Nach einer Kündigung ist es gar nicht so einfach, einen sachlichen Text zu verfassen, der über Ihre zukünftige und dauerhafte Abwesenheit informiert. Beschränken Sie sich auf die wesentlichen Informationen und lassen Sie Emotionen außen vor.

Beispiel Abwesenheitsnotiz nach Kündigung

Betreff: Neuer Ansprechpartner für den Bereich X

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich arbeite nicht mehr für UNTERNEHMSNAME und bin deshalb in Zukunft nicht mehr Ihr Ansprechpartner. Bitte wenden Sie sich an Frau/Herr Nachname, er/sie hilft Ihnen gerne weiter. Sie erreichen ihn/sie unter der E-Mail Name@musterfirma.de.
Ich bedanke mich und wünsche Ihnen alles Gute.
Freundliche Grüße
Vorname Nachname des Absenders

Abwesenheitsnotiz für internen Gebrauch

Insbesondere in großen Unternehmen bietet es sich an, dass Sie auch Ihre Arbeitskollegen über Ihre Abwesenheit informieren und eine entsprechende automatische E-Mail-Antwort einrichten. Für den internen Gebrauch können Sie auch andere Formulierungen als für den Kundenkontakt wählen.

Sie können die Formulierungen je nach Betriebsklima und Umgangston im Unternehmen sachlich oder etwas locker verfassen. Es folgen zwei Beispiele für die Formulierung einer Abwesenheitsnotiz für den internen Gebrauch.

Beispiel für Abwesenheitsnotiz unter Kollegen

Beispiel 1:

Liebe Kollegen,

vom XX.XX bis einschließlich XX.XX bin ich im Urlaub/ auf Dienstreise/ außer Haus.

Meine Vertretung während meiner Abwesenheit übernimmt Frau/Herr NACHNAME, die unter Vorname.Nachname@musterfirma.de zu erreichen ist.

Viele Grüße
NAME

Beispiel 2:

Liebe Kollegen,

heute ist nicht alle Tage - ich komme wieder keine Frage. Ab XX.XX bin ich wieder für euch da. Bis dahin genieße ich meinen Urlaub.

Meine nette Kollegin/ mein netter Kollege XY vertritt mich in dieser Zeit und ist unter EMAIL zu erreichen.

Ich bringe euch etwas Sonne mit, versprochen!

Bis bald,
NAME

Abwesenheitsnotiz einrichten: Wer ist dafür zuständig?

Wer für die Einrichtung der Abwesenheitsnotiz zuständig ist, liegt in der Entscheidung des Unternehmens und Ihrem Arbeitgeber. In größeren Unternehmen kann es auch sein, dass nicht Sie selbst die Abwesenheitsnotiz einrichten, sondern Fachpersonal die IT-Einstellungen übernimmt und so auch für die Einrichtung Ihrer Abwesenheitsnotiz zuständig ist. In jedem Fall sollten Sie immer prüfen, ob die Einrichtung gelungen ist und die automatische E-Mail-Antwort auch tatsächlich aktiviert ist.

Je nachdem, welches E-Mail-Programm Sie in Ihrem Unternehmen nutzen, kann sich die Einrichtung der Abwesenheitsnotiz unterscheiden. Informieren Sie sich am besten frühzeitig über die richtige Einrichtung der automatischen Antwort und gegebenenfalls über die automatische E-Mail-Weiterleitung.