Homeoffice-Tipps: Online-Meetings erfolgreich durchführen

1. Notwendigkeit des Meetings: Muss es eine Konferenz sein?
   1. Konferenz im Job: Büro- und Online-Meetings müssen besser werden
2. Online Meetings: Besondere Herausforderung für Arbeitnehmer
3. Videkonferenz oder Telefonkonferenz: Was ist der Unterschied?
   1. Videokonfrenz statt Telefon: Gründe für ein Online-Meeting
4. Erfolgreiches Online-Meeting: Tool und Vorbereitung
   1. Vorbereitung: Was sollten Sie vor dem Online-Meeting machen?
      1. Was müssen Sie bei einem Online-Meeting im Homeoffice beachten?
   2. Videokonferenz-Regeln für ein gelungenes Meeting
      1. 5 Regeln für eine erfolgreiche Videkonferenz
   3. Feedback zum Online-Meeting: Konstruktive Kritik für Optimierung

Homeoffice gewinnt immer mehr an Beliebtheit und der Arbeitsplatz verlagert sich vom Büro in die eigenen vier Wände. Wer von Zuhause arbeitet, nimmt trotzdem an den täglichen Konferenzen und Meetings des Büroalltags teil. Online-Meetings mit Kunden oder die Videkonferenz mit Arbeitskollegen, all das müssen Sie auch im Homeoffice ohne Probleme umsetzen. Wie können Sie ein erfolgreiches Online-Meeting sicherstellen? Was müssen die Teilnehmer einer Online-Besprechung beachten?

Notwendigkeit des Meetings: Muss es eine Konferenz sein?

Im Arbeitsalltag begegnen Angestellten viel zu viele Konferenzen, Meetings und Sitzungen, die oft leider mehr Zeit rauben als effektiv sind. Dadurch wird nicht nur der Workflow gestört, sondern auch die Arbeitsmotivation eingeschränkt. Unnötige Meetings können Mitarbeiter belasten und sich negativ auf dessen Motivation auswirken.

Deshalb gilt es für alle Meetings vorab zu klären, wie notwendig diese Sitzungen sind: es sollte immer geprüft werden, ob für die Angelegenheit wirklich ein Meeting gehalten werden muss oder eine E-Mail ausreichend ist.

Konferenz im Job: Büro- und Online-Meetings müssen besser werden

Meetings müssen im Allgemeinen im Berufsalltag besser werden, unabhängig davon, ob Sie im Büro oder online über Tools stattfinden. Nicht die Standortfrage ist für ein erfolgreiches Meeting relevant, sondern die Umsetzung. Oftmals sind Meetings viel zu lang und ungenau.

In der heutigen Unternehmenswelt sind unproduktive Geschäftsmeetings leider keine Seltenheit und ein großes Problem. Zu viel Zeit wird in schlechte Meetings gesteckt, was sich negativ auf die Arbeitsmoral und Motivation aller Teilnehmer auswirkt. Letztendlich ist es auch ein extremer Zeit-und Kostenaufwand ein Meeting zu organisieren und durchzuführen, der zu keinem Ergebnis führt.

Das bedeutet nicht, dass Sie von der nächsten Sitzung einfach fernbleiben, denn gute Meetings sind wichtig. Vielmehr sollten Sie sich für ein gutes Meeting einsetzen. Eine gelungene Sitzung hat das Potenzial, Koordination, Engagement und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Das wirkt sich zu Gunsten des Arbeitgebers positiv auf die Agilität des Unternehmens aus.

Ein gelungenes Meeting ist immer ein Gewinn, egal ob es im Büro oder online stattfindet. Deshalb sollten Sie immer kritisch an die Konferenzen rangehen und mögliche Verbesserungen aufzeigen, ansprechen und umsetzen. Unternehmen sollten stetig bemüht sein Ihre Meetings zu optimieren und gegebenenfalls auch Experten zur Rate ziehen.

Online Meetings: Besondere Herausforderung für Arbeitnehmer

Die Meinungen gehen stark auseinander, ob ein traditionelles Meeting im Büro oder ein Online-Meeting über den Laptop effektiver ist. Fest steht, dass es bei einem Online-Meeting besondere Herausforderungen gibt, die es zu beachten gilt.

Technische und organisatorische Aspekte stellen Unternehmen und deren Mitarbeiter vor eine große Herausforderung, denn oftmals ist die Planung kein Problem, es hadert an der Umsetzung.

Insbesondere durch die Corona-Pandemie wurden einige Unternehmen mit der plötzlichen Umstellung überrumpelt, eine Vorbereitungszeit inklusiver digitaler Ausstattung gab es nicht. Viele Mitarbeiter und dessen Arbeitgeber wurden ins kalte Wasser geworden. Die Mehrheit der Arbeitnehmer war wohl vorher niemals im Homeoffice tätig, geschweige denn hat an einem Online- Meeting teilgenommen.

Bereits für klassische Konferenzen sind eine Agenda und Aufgabenverteilungen an die Teilnehmer unverzichtbar, bei einem Online-Meeting gewinnen diese Aspekte eine noch stärkere Bedeutung. Durch Agenda und Aufgabenverteilung erhält das Online-Meeting eine Struktur und Grundgerüst, welche sich wie ein roter Faden durch die Konferenz ziehen.

Videkonferenz oder Telefonkonferenz: Was ist der Unterschied?

Der eindeutigste Unterschied zwischen einer Video- und Telefonkonferenz ist, dass Sie und Ihre Arbeitskollegen sich bei einer Videokonferenz über die Kamera sehen können. Dieser Unterschied ist offensichtlich, aber ist dies der einzige Grund für eine Videkonferenz?

Videokonfrenz statt Telefon: Gründe für ein Online-Meeting

Für welche Art der Konferenz Sie sich entscheiden, steht auch in einer situativen Abhängigkeit. Ob das Meeting online per Video oder klassisch am Telefon stattfindet, kann von Folgendem abhängen.

• Mit wem findet das Meeting statt?
• Kennen Sie die Gesprächspartner bereits persönlich?
• Hat der Gesprächspartner um ein Online-Meeting gebeten?
• Muss ein Thema diskutiert werden?

Grundlegend gilt, wenn Sie die Gesprächspartner bereits kennen und nur etwas mitteilen möchten, ist ein Anruf die schnellere Lösung. Wünscht ein Kunde ein Online-Meeting oder lernen Sie Ihre Gesprächspartner das erste Mal kennen, ist der Videoanruf bzw. das Online-Meeting die bessere Wahl, da Nähe aufgebaut wird. Mimik und Gestik der Teilnehmer sind erkennbar, dadurch hat die Online-Besprechung mit Video einen persönlichen Charakter, ähnlich wie bei einer Face-to-Face-Konservation.

Befinden Sie und Ihre Arbeitskollegen sich im Homeoffice, bietet sich ein Online-Meeting zur Klärung des Tagesgeschäfts an. Dadurch haben Sie eine gewisse Routine und Arbeitsstruktur und die Bindung zu Ihren Arbeitskollegen bleibt aufrecht.

Erfolgreiches Online-Meeting: Tool und Vorbereitung

Für eine erfolgreiche Video-Konferenz per Laptop oder Smartphone sollten Sie ausreichend vorbereitet sein und dazu zählt auch, dass Sie das passende Tool nutzen. Je nach Anforderungen an das Meeting, kann ein anderes Tool in Frage kommen. Aber welche Tools gibt es?

Besonders beliebt und bekannt sind wohl Zoom, Cisco WebEx oder GoToMeeting. Für die richtige Wahl des Tools sollten Sie sich in Hinblick auf Datenschutz, Video und Audio, Bildschirmfreigabe und möglicherweise Video-Aufzeichnung informieren. Je nach dem, welchen Anspruch Sie an das Toll haben, können Sie sich für das jeweilige Programm entscheiden. Oftmals wird vom Arbeitgeber oder Gesprächspartner ein gewünschtes Tool vorgegeben, welches Sie für das Meeting nutzen sollen.

Vorbereitung: Was sollten Sie vor dem Online-Meeting machen?

Neben den klassischen Aspekten, wie das Erstellen einer Agenda, muss unbedingt die Technik gecheckt werden. Immerhin ist die Technik für ein erfolgreiches Online-Meeting ausschlaggebend.

Prüfen Sie Ihr Gerät auf ausreichend Akku-Laufzeit, suchen Sie sich eine entsprechende Umgebung für das Meeting, stellen Sie sicher, dass eine Internetverbindung besteht und Sie das entsprechende Tool auf Ihrem Laptop oder Smartphone haben.

Für eine erfolgreiche Teilnahme aller Personen, muss eine eindeutige Einladung etwa per E-Mail verschickt werden, in welcher Agenda, Ziel des Meetings und verwendetes Tool festgelegt sind.

Was müssen Sie bei einem Online-Meeting im Homeoffice beachten?

• Geräuschkulisse: Achten Sie auf eine entsprechende Umgebung, nutzen Sie kein Headset sind alle Geräusche aus Ihrer Umgebung hörbar. Falls Sie nicht alleine Zuhause sind, nutzen Sie unbedingt ein Headset mit aktiver Geräuschunterdrückung.
• Stumm schalten: Wenn Sie nicht aktiv am Meeting teilnehmen und nicht sprechen, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Mikrofon ausgeschaltet ist. Schalten Sie es stumm, damit Sie nicht versehentlich stören.
• Moderator wählen: Nehmen mehr als drei Personen an dem Meeting teil, sollte ein Teilnehmer die Rolle des Moderators übernehmen. Der Moderator erteilt den Teilnehmern das Wort und gibt dem Gespräch eine Struktur.
• Nur ein Gespräch gleichzeitig: Wenn Sie an einem Online-Meeting teilnehmen, sollte kein zweites Meeting im Chat oder auf anderen Endgeräten stattfinden. Konzentrieren Sie sich auf das eine Meeting.
• Meetingdauer: Genau wie bei klassischen Meetings, sollte auch ein Online-Meeting nicht zu lange dauern. Eine Meetingdauer von 45-60 Minuten ist optimal. Dauert es länger, sollten Pausen eingeplant werden.
• Kamera einschalten: Wenn Sie schon ein Online-Meeting durchführen, sollten auch alle Teilnehmer die Kamera einschalten und nutzen. So kann sich jeder sehen, Reaktionen sind sichtbar und es fühlt sich realer an. Durch die Kameras gewinnt das virtuelle Meeting etwas an Persönlichkeit und weckt den Teamgeist.
• Pausen planen: Besonders vorm Bildschirm kann schnell Müdigkeit eintreten oder die Konzentration abnehmen. Deshalb sollten Sie ausreichend Pausen in dem Meeting einplanen.

Videokonferenz-Regeln für ein gelungenes Meeting

Damit das Online-Meeting produktiv ist, sollten sich alle Teilnehmer an bestimmte Regeln halten. Es ist sinnvoll, wenn Sie diese Regeln vor Beginn des Online-Meetings definieren und alle Personen darüber informieren. Die folgenden Regeln fördern ein erfolgreiches Online-Meeting.

5 Regeln für eine erfolgreiche Videkonferenz

• Regel 1: Das Online-Meeting startet pünktlich.
• Regel 2: Vor der Videokonferenz Technik prüfen
• Regel 3: Kamera einschalten
• Regel 4: störende Geräte, wie das Smartphone, werden ausgeschaltet
• Regel 5: Agenda folgen und Zeit im Blick

Feedback zum Online-Meeting: Konstruktive Kritik für Optimierung

Wie das Online-Meeting gelaufen ist und bei Ihren Gesprächspartnern angekommen ist, können Sie nur erfahren, indem Sie um ein Feedback bitten. Ebenfalls sollten Sie als Teilnehmer auch eine Rückmeldung zu dem Online-Meeting abgeben.

Konstruktive Kritik hilft Meetings zu verbessern, egal ob im Büro oder in der digitalen Arbeitswelt. Insbesondere für Sitzungen per Tool und digitales Endgerät ist ein Feedback sehr wichtig, da in dem Fall die Kommunikation von zentraler Bedeutung ist. Mithilfe der Rückmeldung können Sie sich verbessern und bei dem nächsten Online-Meeting entsprechend vorgehen.

Manchmal ist auch ein Umfrage-Tool hilfreich, da sich einige Teilnehmer davor scheuen, direkt ein Feedback zu geben. Nutzen Sie diese anonyme Möglichkeit des Feedbacks, um auch den letzten Teilnehmer zu motivieren eine kurze Rückmeldung zu geben.

Prinzipiell hat jede Konferenz ein gewisses Verbesserungspotenzial und kann optimiert werden. Unterschätzen Sie nicht die Relevanz eines gelungene Meetings: ob im Büro oder im Homeoffice mit einem Meeting werden wichtige Themen geklärt und das Tagesgeschäft strukturiert und geplant. Eine Besprechung ist für einen erfolgreichen Arbeitstag wichtig und eine wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Arbeitskollegen oder Kunden.