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Onboarding: So gelingt der perfekte Start in den neuen Job

Christiane Peters am 29.04.2021
ca. 1335 Worte
ungefähre Lesezeit 4 Minuten 51 Sekunden
Onboarding: So gelingt der perfekte Start in den neuen Job
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Inhalt:
  1. Was versteht man unter Onboarding?
  2. Warum ist Onboarding so wichtig?
  3. Die Vorteile eines Onboarding-Prozesses
    1. Vorteil 1: Höhere Produktivität
    2. Vorteil 2: Geringere Kosten
    3. Vorteil 3: Höhere Zufriedenheit
    4. Vorteil 4: Stärkere Motivation
    5. Vorteil 5: Bessere Gesundheit
    6. Vorteil 6: Stärkere Loyalität
  4. So planen Sie einen erfolgreichen Onboarding-Prozess!
    1. Phase 1: Vor dem Arbeitsbeginn
    2. Phase 2: der erste Arbeitstag
      1. Schritt 1: Willkommensmappe überreichen
      2. Schritt 2: Kleiner Empfang
      3. Schritt 3: Gemeinsames Essen
      4. Schritt 4: Kurzer Austausch
    3. Phase 3: Probezeit  
      1. Schritt 1: Einführungsveranstaltungen
      2. Schritt 2: Weiterbildungsangebote
      3. Schritt 3: Feedbackgespräche
      4. Schritt 4: Teambuilding
      5. Schritt 5: Kontakt zu Kunden
    4. Das sind die unglücklichsten Fehler im Onboarding-Prozess
      1. Fehler 1: Kein Kontakt
      2. Fehler 2: Überforderung
      3. Fehler 3: Stress  

Unternehmen lassen es sich etwas kosten, um begehrte Talente und Fachkräfte zu gewinnen. Und trotz aufwendiger Stellenausschreibungen, langwieriger Auswahlverfahren und Assessment-Center wird ein Arbeitsverhältnis oftmals früher wieder beendet als gedacht.

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf das Onboarding. Dieser Aufnahme- und Einarbeitungsprozess soll es neuen Mitarbeitern erleichtern, sich möglichst reibungslos zu integrieren.

Wie genau sieht ein Onboarding-Prozess aus? Welche Vorteile bietet er?

Was versteht man unter Onboarding?

Der Begriff „Onboarding“ stammt aus dem Amerikanischen und steht für die Kurzform „taking on board“. Ins Deutsche übersetzt bedeutet das so viel wie „neue Mitarbeiter an Bord holen“. Onboarding kann man gut mit den Begriffen Einführung oder „willkommen heißen“ beschreiben. Der Aufnahmeprozess neuer Mitarbeiter hat das Ziel, deren Einarbeitung und Integration ins Unternehmen systematisch zu steuern. Hierbei geht es nicht nur um die fachliche Einarbeitung.

Die Eingliederung ins Team und in die Unternehmenskultur ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des Onboarding-Prozesses. Schließlich soll sich der neue Mitarbeiter schnell mit den Arbeitsabläufen vertraut machen. Gleichzeitig gilt es, dem Neuen auch eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu verschaffen, damit er sich wohlfühlt und Spaß an seiner Tätigkeit hat.

Onboarding ist das Pendant zum sogenannten „Offboarding“. Der Begriff steht für einen professionellen Trennungsprozess, zum Beispiel, wenn Unternehmen Mitarbeiter entlassen.

Warum ist Onboarding so wichtig?

Einen neuen Mitarbeiter einzustellen, kostet nicht nur eine Menge Zeit, sondern ist auch aus finanzieller Sicht eine größere Investition. Deshalb ist jedem Unternehmen daran gelegen, gute Fachkräfte nicht nach kurzer Zeit wieder zu verlieren, sondern langfristig zu binden.

Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter, die einen systematischen und strukturierten Onboarding-Prozess durchlaufen haben, länger ihrem Arbeitgeber die Treue halten als andere.

Die Vorteile eines Onboarding-Prozesses

Unternehmen, die für ihre neuen Mitarbeiter einen Onboarding-Prozess durchführen, profitieren gleich mehrfach. Das sind die Vorteile einer strukturierten Einarbeitung:

Vorteil 1: Höhere Produktivität

Die Einarbeitungszeit ist wesentlich kürzer. Mitarbeiter können damit schneller als produktiver Teil des Unternehmens ihre Aufgaben erledigen.

Vorteil 2: Geringere Kosten

Mitarbeiter, die richtig eingearbeitet werden, fühlen sich wohler und fühlen sie ihrem neuen Arbeitgeber verbunden. Damit sinkt nicht nur die Fluktuation, sondern auch die Kosten für weitere Recruiting-Maßnahmen.

Vorteil 3: Höhere Zufriedenheit

Mitarbeiter, die sich gut aufgenommen fühlen, treten mit einer höheren Zufriedenheit ihren neuen Job an.

Vorteil 4: Stärkere Motivation

Wer zufrieden ist und seine Erwartungen erfüllt sieht, ist auch motivierter. Das wirkt sich positiv auf die Leistungsbereitschaft aus.

Vorteil 5: Bessere Gesundheit

Zufriedene und motivierte Mitarbeiter sind auch gesünder. Untersuchungen haben gezeigt, dass die Krankmeldungen bei erfolgreichem Onboarding niedriger sind. Auch erleiden diese Mitarbeiter weniger stressbedingte Erkrankungen.

Vorteil 6: Stärkere Loyalität

Mitarbeiter, die sich gut integriert fühlen, zeigen dies durch ihre Loyalität gegenüber ihrem Arbeitgeber. Was sich wiederum in einer längeren Bindung an das Unternehmen bemerkbar macht.

So planen Sie einen erfolgreichen Onboarding-Prozess!

Ein Onboarding-Prozess sollte gut geplant, genau strukturiert und systematisch durchgeführt werden. Der Aufnahmeprozess startet im besten Fall unmittelbar nach der Jobzusage und ist mit der Beendigung der Probezeit abgeschlossen. In der Praxis gibt es in der Regel 3 Phasen:

Phase 1: Vor dem Arbeitsbeginn

Wenn der Vertrag unterschrieben ist, können bereits die ersten Aktivitäten beginnen. Mit diesen Vorbereitungen sollten Sie starten:  

  • Informationen bereitstellen: Es macht einen guten Eindruck, wenn Sie dem neuen Mitarbeiter bereits einige Tage vor dem Arbeitsbeginn per Mail einige Informationen zukommen lassen wie zum Beispiel: Wer empfängt ihn und wann er erwartet wird, auch die Zusendung einer Unternehmensbroschüre ist möglich.
  • Dokumente anfordern: Alle wichtigen Unterlagen des neuen Mitarbeiters müssen dem Arbeitgeber vorliegen. Sinnvoll ist es, wenn diese bereits vor Arbeitsbeginn komplett sind. Dazu gehören die Lohnsteuerkarte, Steuer-ID, Sozialversicherungsausweis, Krankenkasse.
  • Ansprechpartner auswählen: Für den neuen Mitarbeiter ist es eine angenehme Geste, wenn ihm vorab bereits ein Ansprechpartner für alle Fragen rund um seine Tätigkeit zur Verfügung steht.
  • Arbeitsplatz einrichten: Der Arbeitsplatz sollte vor Arbeitsbeginn eingerichtet sein, damit der neue Mitarbeiter sofort mit seiner Arbeit beginnen kann. Neben den Büromöbeln und der technischen Ausstattung sind auch weitere Arbeitsmaterialien und eigene Passwörter zusammenzustellen.
  • Einarbeitungsplan entwickeln: Bereits vor dem Arbeitsbeginn sollte ein ausführlicher Einarbeitungsplan für den Mitarbeiter erstellt sein. Er legt fest, welche Aufgaben in der ersten Woche anstehen und beinhaltet auch die Projekte, in denen er einplant ist. Damit ist ein strukturierter Einstieg möglich.
  • Wohnungssuche vornehmen: Lebt der neue Mitarbeiter in einer anderen Stadt, ist es eine schöne Geste, wenn der Arbeitgeber ihn aktiv bei der Wohnungssuche unterstützt.

Phase 2: der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag ist für das Unternehmen und den neuen Mitarbeiter ein besonderer Moment. Damit alles reibungslos verläuft, sollten Sie einen konkreten Plan entwickeln. 4 Schritte zur Gestaltung des ersten Arbeitstages:

Schritt 1: Willkommensmappe überreichen

Eine Mappe mit allen wichtigen Informationen erleichtert die Einarbeitung und ist außerdem auch ein Zeichen für die Wertschätzung des Mitarbeiters. Das gehört in eine Willkommensmappe:

  • Zahlen und Fakten zum Unternehmen
  • Überblick über das Unternehmensgebäude mit allen wichtigen Räumlichkeiten
  • Informationen zu den geltenden Verhaltensrichtlinien für alle Mitarbeiter
  • Telefonnummern, E-Mail-Adressen der verschiedenen Ansprechpartner, wie Personalabteilung, Vorgesetzte
  • Vorstellung des Teams
  • Informationen zu Arbeitszeiten und Urlaubsregelungen
  • Sicherheitseinweisungen
  • Technische Informationen zu Software und anderen Arbeitsmitteln

Schritt 2: Kleiner Empfang

Der Gang durch das Unternehmensgebäude und die Vorstellung der Kollegen ist obligatorisch. Manche Unternehmen führen auch eine kleine Feier durch.

Schritt 3: Gemeinsames Essen

Ein gemeinsames Mittagessen in der Kantine oder im Restaurant ist mehr als nur eine schöne Geste. Beim Essen kommt man ins Gespräch und knüpft schnell Kontakte.

Schritt 4: Kurzer Austausch

Ein kurzes Gespräch, verbunden mit einer Einführung, ist eine sinnvolle Maßnahme, damit der neue Mitarbeiter sich wohlfühlt und sich wertgeschätzt fühlt.

Phase 3: Probezeit  

In der dritten Phase geht es in erster Linie um die Integration des neuen Mitarbeiters, die in der Regel einen längeren Zeitraum beansprucht. Diese Schritte sollten Sie beachten:

Schritt 1: Einführungsveranstaltungen

Für den neuen Mitarbeiter ist es nicht nur wichtig, die Kollegen kennenzulernen. Genauso entscheidend ist es, detaillierte Informationen über die Produkte und Dienstleistungen des neuen Arbeitgebers zu erfahren. Einführungsveranstaltungen sind ein geeignetes Instrument, um Wissenslücken zu schließen.

Schritt 2: Weiterbildungsangebote

Schulungen, Workshops und interne Fortbildungen sind wichtig, um dem neuen Mitarbeiter konkretes Know-how für seine Tätigkeit zur Verfügung zu stellen. Als Arbeitgeber können Sie punkten, wenn Sie Ihren Fachkräften dieses Angebot in Aussicht stellen.

Schritt 3: Feedbackgespräche

Für Mitarbeiter in der Probephase ist es wichtig, sich mit Vorgesetzten auszutauschen und die Möglichkeit zu haben, Fragen zu stellen. Regelmäßige Feedbackgespräche sind eine gute Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Sie sind auch ein Zeichen dafür, dass es Ihnen als Arbeitgeber wichtig ist, Ihren Mitarbeiter zu unterstützen.

Schritt 4: Teambuilding

Eine erfolgreiche Maßnahme, einen neuen Mitarbeiter ins Team zu integrieren, ist ein Teambuilding-Event. Möglichkeiten gibt es viele wie zum Beispiel: ein Konzertbesuch, gemeinsames Essen, der Besuch einer Sportveranstaltung oder ein Betriebsausflug.

Schritt 5: Kontakt zu Kunden

Ihren neuen Mitarbeiter sollten Sie auch mit Ihren Kunden bekanntmachen. Der Besuch von Veranstaltungen oder Messen ist eine Möglichkeit. Alternativ sind auch gemeinsame Besuche beim Kunden vor Ort eine Option.  

Das sind die unglücklichsten Fehler im Onboarding-Prozess

Selbstverständlich kann in der Onboarding-Phase auch das ein oder andere schiefgehen. Im schlimmsten Fall führt das dann zur Demotivation des gesamten Teams. Diese drei Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:   

Fehler 1: Kein Kontakt

Das Vorstellungsgespräch war gut und Sie haben sich für den Mitarbeiter entschieden. Bis zu seinem Arbeitsantritt halten Sie keinen Kontakt. Experten empfehlen, sich spätestens eine Woche vor Arbeitsbeginn zu melden und ihm zu signalisieren, dass er willkommen ist.

Fehler 2: Überforderung

Der erste Tag ist ein besonderer mit verschiedenen Ritualen, die nacheinander erfolgen. Achten Sie darauf, dass Sie den neuen Mitarbeiter nicht überfordern. Planen Sie genügend Zeit ein und schaffen Sie Raum für eine Verschnaufpause.  

Fehler 3: Stress  

Die Einarbeitung ist wichtig. Es macht jedoch keinen Sinn, den neuen Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit mit so vielen Informationen zu überhäufen, dass er den Überblick verliert.

Das professionelle Onboarding, der strukturierte und systematische Eingliederungsprozess von neuen Fachkräften und begehrten Talenten ins Unternehmen gewinnt immer mehr an Bedeutung. Viele Unternehmen haben mittlerweile begriffen, dass die ersten Wochen eine wichtige Bedeutung haben und erleichtern ihren Fachkräften den Einstieg. Das kommt beiden Seiten zugute. Der neue Mitarbeiter fühlt sich wertgeschätzt und das Unternehmen hat die Chance, ihn langfristig zu binden. Wie oben beschrieben, lässt sich ein Onboarding-Prozess systematisch planen.